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内容証明郵便の書き方

ここでは内容証明郵便の書き方についてまとめます。

 

内容証明は「内容の証明」、「配達日の証明」という特殊な機能が付随しているものの、内容については一般の手紙と変わりありません。したがって、内容については、何を書いても構いません。

 

ただし、形式にはかなり厳しい制約があります。ここでは内容証明郵便の形式的制限についてご紹介いたします。

 

大まかには以下の通りです。

  1. 文字数に制限がある
  2. 使用することのできる文字に一定の制限がある
  3. 訂正方法が定められている
  4. 資料等を添付することができない

 

以下、詳細に見ていきたいと思います。

 

文字数に制限がある

 

内容証明に記載できる文字数は、1ページに520ページ以内と定められています。句読点も1文字とカウントされますので注意です。MS Wordを使う場合は[段落] - [体裁]タブで、「句読点のぶら下げを行う」のチェックボックスをオフにするといいでしょう。これは、行の最後の文字の後に句読点が来る場合、改行しないで、その行の最後に句読点を付けるという機能ですね。

 

また、縦書き、横書きでも文字数と行数の制限が異なります。

 

縦書きのとき

1行20文字以内、1ページ26字以内

 

横書きのとき

1行20文字以内、1ページ26行以内
1行26文字以内、1ページ20行以内
1行13文字以内、1ページ40行以内

 

MS Word 2013 内容証明のための設定をする

 

使用することのできる文字に一定の制限がある

 

半角という概念がないので、基本的に全ての文字が1文字となります。たとえば「kg」は2文字、「㎡」も2文字です。また、英字は基本的には使えないと思っていた方がいいのですが、固有名詞を示す場合のみ認められています。

 

また、面倒なのは、文字を○や□で囲った場合、○や□を1文字としてカウントする点です。ただし、文中の序列を示す記号として使われている場合は、全体で1文字としてカウントします。さらにややこしくなってきました。間違いがあると困るので、あまり使わない方がいいかもしれません。

 

例:

  • ① : 2文字
  • ⑪ : 3文字
  • (1) 土地 : 3文字
  • ① 名前 : 3文字 

 

訂正方法が定められている

 

今はワープロで書くので、手で訂正することはないと思いますが、郵便局の窓口で訂正しなければならない場合は、手書きで訂正しなければならなくなります。

 

文字の訂正

書き間違えたところがあった場合、その文字を二重線で消します。次に、その近くに正しい文字を書きます。そして欄外に、消した文字数で「○字削除」、正しい文字の数で「○字加入」と書き、訂正印を押します。

 

文字の挿入

文字を挿入あるいは追加した場合は、追加した文字数で「○字加入」と欄外に書き、訂正印を押します。

 

これらのことは覚えていなくても、郵便局の職員に聞けば教えてくれます。認印だけ持って行けば大丈夫です。

 

資料等を添付することができない

 

内容証明郵便には、これまで見てきたような形式で作成した文書以外のものを入れることができません。したがって、内容証明の文中で資料の参照をしているときは、別便でその資料を郵送する必要があります。その際には、配達証明を付けましょう。内容は証明できませんが、何かを送ったことだけは証明することができます。

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